Notre édition de la correspondance d’Henri Poincaré vise à la fois un lectorat de chercheurs, et un lectorat de curieux d’esprit. Ainsi, nous avons privilégié la lisibilité des textes, à condition qu’elle ne fasse pas obstacle au travail de recherche. La transcription et l’annotation des documents se sont accomplies en suivant des règles établies afin d’atteindre cet objectif.

Le format des transcriptions est standardisé. Chaque document est numéroté et introduit par un titre en caractères gras qui indique le nom du destinataire. A la fin de chaque document, le type, le nombre de pages et la provenance sont indiqués en caractères gras. Si le document transcrit a été publié ailleurs, nous indiquons la référence bibliographique.

Entre ces deux éléments se trouve la transcription de la lettre. Celle-ci est également standardisée : la date est indiquée à la première ligne, suivie par l’en-tête, transcrit en petites majuscules. Les lettres sans date sont datées par les éditeurs, selon leur contenu; la date est alors entourée de crochets. L’adresse de retour vient ensuite, justifiée à droite avec la date et l’en-tête. Nous mettons souvent l’en-tête et l’adresse de retour sur une même ligne, en rajoutant un tiret entre les éléments.

Nous n’indiquons pas la pagination du manuscrit, mais la division en paragraphes du corps de la lettre est celle de l’auteur, chaque fois que nous la discernons. Dans les autres cas, nous introduisons cette division en fonction du style de l’auteur, tant que nous pouvons le discerner. La cassure des mots n’est pas indiquée par notre transcription.

Les formules mathématiques sont transcrites avec les symboles d’origine, mais afin de faciliter leur lecture, nous les mettons souvent seule sur une ligne, alors qu’elles paraissent au milieu des phrases dans le manuscrit. Lorsque une formule est numérotée dans le manuscrit, le chiffre est transcrit systématiquement entre parenthèses à droite de la formule.

Tous les mots sous-lignés du manuscrit sont rendus en italiques. Nous avons également rendu les titres de périodiques en italiques, mais nous avons négligé de souligner les rares formules mathématiques qui sont soulignées dans le manuscrit.

Les annotations sont de deux types, morphologique et critique. Les notes morphologiques se signalent par des lettres minuscules placées au-dessus de la ligne de texte, qui renvoient aux notes de bas de page. Les variantes sont indiquées à la discrétion des éditeurs; ainsi, les ratures et les rajouts ne sont pas annotées systématiquement. Lorsque l’enveloppe de la lettre a été préservée, ce fait est mentionné dans une note morphologique.

Les notes critiques se signalent par des chiffres arabes placées au-dessus de la ligne de texte, qui renvoient aux notes de fin de lettre (ou fin de document). La finalité des notes critiques est de faciliter la compréhension de la lettre par un lecteur averti. Ainsi, les individus, les lieux, et les événements sont identifiés par des notes critiques, lorsque ces éléments ne sont pas précisés dans le corps de la lettre. Un individu mentionné dans le corps d’une lettre est identifié brièvement par une note critique, la première fois qu’on rencontre son nom. Ainsi, pour un individu donné on peut localiser sa note biographique en consultant l’index nominum.

La correspondance de chaque correspondant est transcrite dans son intégralité, sauf si nous disposons d’une lettre et une version brouillonne de cette même lettre. Dans ce cas, nous transcrivons la lettre uniquement, en indiquant l’existence du brouillon. Les échanges sont présentés en forme de chapitres, introduits par des éléments biographiques, et une description du contexte de l’échange. L’introduction du chapitre est rédigée dans une des langues de l’échange, alors que les notes correspondent à la langue du document annoté.

Nous nous sommes servis des sources usuelles d’information biographique; si aucune référence bibliographique n’est précisée pour un détail biographique, il est emprunté d’une de ces ouvrages: Dictionary of Scientific Biography, Neue Deutsche Biographie, J.C. Poggendorffs biographisch-literarisches Handwörterbuch zur Geschichte der exacten Wissenschaften, Les professeurs de la faculté des sciences de Paris (1901–1939) de Charle et Telkes (1989), et l’Index biographique des membres et correspondants de l’Académie des sciences. En ce qui concerne les polytechniciens, nous nous référons au registre des matricules (Archives de l’École polytechnique).

Le dernier chapitre du volume contient des documents divers, présentés en ordre chronologique. Il s’agit de textes d’accompagnement, signalés dans les présentations et les notes, qui enrichissent la lecture des échanges dans les chapitres précédents: des rapports de candidature ou de thèse, toutes les lettres de nomination signées par Poincaré pour le prix Nobel de physique, et une sélection de lettres de nomination de Poincaré pour ce même prix. Nous avons transcrites toutes les lettres de nomination signées par un correspondant de Poincaré, sans distinction disciplinaire. Ainsi, par exemple, toutes les lettres de nomination de Poincaré pour le prix Nobel de physique rédigées par Gaston Darboux sont transcrites dans ce chapitre, alors que sa correspondance se trouvera dans le quatrième volume. L’ensemble des lettres de nomination de Poincaré pour le prix Nobel peut être consulté en ligne sur le site web de la Correspondance de Poincaré (henripoincarepapers.univ-lorraine.fr/chp/).

Les insertions éditoriales sont indiquées par des crochets, sauf dans les formules, où les modifications sont indiquées par une note morphologique. Les crochets d’origine dans le texte des lettres sont signalés par une note morphologique uniquement s’ils prêtent à confusion. Alors que les noms propres sont transcrits avec l’orthographe d’origine, nous corrigeons silencieusement, avec discrétion, les autres fautes d’orthographe. Poincaré ne commet presque jamais de fautes d’orthographe, alors que certains de ses correspondants étrangers ont du mal à faire une phrase sans faute. Pour savoir si une faute d’orthographe donnée a été introduite dans la transcription par inadvertance, la plupart du temps il suffit de se référer à une version numérisée du manuscrit sur le site web des Archives Henri Poincaré.